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正确的背景调查,有效识别人才真伪

作者:卓众猎头 时间:2017-05-31 点击:

“春眠不觉晓,简历来骚扰。面试自荐中,忽悠知多少。”网上流传的这首打油诗反应了企业人力资源人员对虚假应聘材料泛滥的无奈。而背后也反应了企业与人才之间的“两难境地”:一方面企业人才空缺、求贤若渴,另一方面是人才市场鱼龙混杂,很多人才有找不到合适的工作,面对这种现象,企业的人力资源管理者应该如何面对?




招聘成为员工诚信泥潭?



招聘过程中遇到各种问题是在所难免的,比如学历造假、工作经历造假、个人的职业道德素养等等这些问题经常会在应聘者身上出现,如果面试官无法识别,不小心把这些有编造信息的求职者招进来,委以重任,一旦有什么问题或者出现重大失误,甚至给企业带来很多的麻烦和经济损失。

 

企业为了提高自身的招聘效率,同事降低企业用人的风险,现在企业在招聘的过程中都会有一定的背景调查。通过背景调查,企业就可以更好的了解招聘的人员的学历、能力、品行等等。所以,招聘过程中,背景调查成为了企业招聘工作的重要部分,也是决定企业招聘合适人才的最好的保证。


何为背景调查?


背景调查是通过不同的渠道和求职者提供的面试材料来核实求职者的真实的个人职业信息,背景调查是能够直接证明求职者具体情况的最有效方法。当然这些调查都是必须简历在法律之上的正常的调查,而不是窃取个人信息。通过对这些真实的信息与求职者提供的简历信息进行对比,这种方式已经成为企业人力资源管理者对员工聘用的参考依据,为人才决策提供重要的材料。


在西方国家,背景调查成为企业招聘中必不可少的一个重要环节。在欧美国家80% 以上的公司在招聘中都会采用背景调查,除要求求职者提供详细的面试信息以外,多数企业招聘中高端管理人才的时候还会花钱通过专业的背景调查公司。然而,我们国家很多的企业对此都没有足够的重视。这也导致国内很多求职者能够随意编造工作经历,学历,能留等等,这也让企业深受。


一些大型的跨国公司在招聘中高端人才的时候,他们为了降低人才对企业造成的各种风险,都会对这些人才进行详细的背景调查,甚愿意投入重金委托猎头公司、专业的背景调查公司等外部机构,这种方式给企业的HR提供客观的参考依据,避免因用错人员,给企业带来不利的损失和风险。


背景调查的技巧


背景调查都是以沟通的方式或者电话沟通为主,当然还有很多其他渠道,企业长期招聘对有自己的招聘技巧,尽可能在有限的时间内获得求职者更多的信息。


首先,选择合理的联系时间。企业招聘一般都会安排在后半周,原因是周一、周二都会有很多的工作安排各种总结、计划都是在这一两天完成,到了周三、周四就成为了多数企业招聘的最佳时间。


其次,调查的内容要循序渐进、由浅入深。在准备打电话前明确本次沟通需要了解的问题,最好能将其写下来。这样能够灵活掌握问题的顺序,一般都是从最简单的开始,然后不断的深入到更多的细节问题。


再次,根据素质模型设计“结构化”问题,尽量做到问题的具体化和量化。设计出素质模型,企业就容易就其要素设计调查询问的问题,有针对性的展开调查,从而也防止了被询问者无主题无边际的空谈,最大限度的保证调查询问的有效性和准确性,从而帮助我们对候选人做出客观公正的评价。


最后,要有坚持到底的精神。进行背景调查可不是一个好工作,碰钉子、遭到拒绝都是比较常见的,尤其是竞争对手公司的。这时可以调整调查对象,比如求职者的直接领导和同事,相对来说从他们哪里获得的信息更有价值。如果是竞争对手公司的话,不防可以寻找对方公司已离职人员进行调查,因为这些离职员工他们已经不牵涉到对方公司的利益,往往更愿意讲实话。另外,向被咨询者咨询时,应把时间控制在10-15分钟为宜,这样既得到想要的结果,也不会耽误被询问者太多的时间,给其造成不便。



背景调查的主要方式


目前企业常用的员工背景调查工具有电话调查、问卷调查、网络调查、委托调查公司等。


一、电话调查。


公司通过对求职者原工作企业的相关人员进行电话寻访,了解其在原公司的工作时间、工作岗位、工作表现和离职原因等,在极其有限的时间内了解求职者一些重要信息,从而为录用与否提供参考。电话寻访的优点是快捷、便利,可以在很短的时间内掌握求职者的基本情况;缺点是受时间限制,获得的信息量较小。


二、问卷调查。


把设计好的背景调查问卷通过邮箱或传真发送给求职者原公司的相关人员,请其在一定时间内给予回复。问卷调查发出后要及时进行电话跟踪,确认问卷是否收到,并确认问卷的反馈时间。问卷调查的优点是信息全面,准确度高;缺点是耗费的时间较长。有的证明人担心引起不必要的纠纷,不愿意以书面形式对求职者进行评价,导致问卷得不到回复,还有的证明人是只对调查表中的部分信息给予反馈。


三、网络调查。


现在越来越多的招聘官会通过博客、微博、QQ空间及人人网等社交网站来了解求职者的相关信息,为录用决定做参考。这些信息或者是在媒体上公开发表的和求职者相关的采访、谈话、文章等内容,或者是求职者本人的网络空间,不存在窥探个人隐私问题。但是适用人群比较受限,因为不是每个人都会有网络记录,另外真实性也有待评估。


四、委托调查机构调查。


企业在进行员工背景调查时,往往操作起来费时费力,且由于很多员工来自竞争对手,在实施员工背景调查时无法获得其人力资源部的配合和支持。另外,企业的人力资源部由于调查手法单一、技术不专业,无法保证调查出来的结果的真实性和有效性。因此,对于部分核心和重要岗位,很多企业会委托外部的调查机构去做员工背景调查,调查机构利用自身的数据库和专业工具,迅速调查清楚被调查者的背景信息,且能保证员工背景调查报告客观、可信。


但是委托调查公司进行员工背景调查需要花费较大的费用,给企业带来较大的人力成本压力,调查对象的适用范围不是特别广。总之,对核心岗位的拟录用者进行员工背景调查势在必行,员工背景调查的方法有很多,但是在做员工背景调查时要注意保护被调查者的隐私和尊重被调查者,同时调查时尽可能多的听取多方意见,确保调查结果合理、合法、客观和有效。


关于工作经历的核查


工作经历调查,主要是针对候选人提供的工作经历和内容,相对其他的,这部分非常重要,工作经历最能反应一个人的真实能力和是否合适找到额岗位。工作经历是大多数求职者惯用的造假最普片内容,如果企业不能很好的调查这一部分,等到候选人正式上岗后才发现他的专业水平达不到企业的要求。


1、任职时间


任职时间也是造假普片的内容,在时间上造假是可以很好的给企业留下比较有忠诚度,如果简历是频繁跳槽,这对一个求职者来说是很大的一块硬伤,频繁的跳槽给人的感觉是能力不够,心浮气躁,或是忠诚度低等。为了带给雇主好的印象,求职者对其任职时间进行随意修改。


2、任职职位


职位不实这个现象最普遍,第一种表现是夸大自己的职位,比如任职是经理,说成是总监;任职副总的,说成的总经理或CEO;第二种表现是捏造任职经历。不曾在某公司任职过,但对该公司比较了解,就谎称在该公司任职。


3、具体工作内容


候选人担任此职务应该负责的工作范围,一定要弄清这个问题以避免混水摸鱼的现象发生。有的候选人可能也就在前一个公司刚刚提拔为经理,大部分时间是主管,却在简历上写担任经理职位两年的时间,因此背景调查能够挖掘出一些不真实的信息。


4、候选人的工作表现


候选人的业绩如何,与其他同事比较起来表现如何?看看了解到的情况是不是和简历中描写的一样。其上司和下属对候选人的评价如何,因为他们基本上最了解候选人的工作表现。


5、人际关系能力


与其他同事相处的如何,是喜欢单打独斗,还是团队精神很好?人际关系紧张,还是特别受欢迎?特别是对于从事管理类工作的候选人来说,良好的交际能力和人际关系能力不可或缺。


6、离职原因分析


真实的离职原因是什么,若有机会他的上级或公司是否还愿雇佣他,或者还希望与他作同事。看看与候选人自己说的是否一致,也许能发现候选人可能在某些方面有掩饰。


7、个人魅力如何


做事风格如何,工作积极性和热情如何,下属对其服从性和佩服度如何,独立开展工作的能力如何,是否以身作则等,可以通过证明人对候选人的评价中反映出来,再结合面试的情况共同进行评价。


8、在个性和诚信上的表现


内向还是外向,热情还是冷淡,是否待人真诚,诚信方面有无问题,是否有发生过经济问题。诚信也是所有企业的经营发展之本,一个不讲诚信的人无论在什么样的企业里都是不受欢迎的。对个人诚信品格的调查非常重要,对不讲诚信的人,无论能力再强,企业也是不会聘用的。


9、证明人与候选人之间的关系


与候选人认识多久,关系如何,证明人担任什么职务。这样才能检验该证明人提供的信息是否有参考意义以及参考的程度如何,请证明人评价一下候选人的优点和不足之处。



背景调查的注意事项


背景调查也是招聘中的一门学问,如果操作不当可能损害应聘者利益,影响公司的雇主形象。为了避免主观因素的影响,让背景调查结果更客观,在做背景调查时,一般要向求职者单位人力资源部门调查,求职者上级主管、同事和客户作为补充。因为人力资源部门更能够站在中立的角度上客观地评价员工,这样可以避免上下级共同做假欺骗的事情发生。具体来说,在背景调查操作中要注意以下几点:


要点一:告知应聘人,获得允许和理解


背景调查在一定程度上可能触犯了应聘者的隐私,为了互相的全面了解,获得互相合作的机会,在征得应聘者的允许和理解下可以进行。在做背景调查之前,往往会和被调查者事先签订一份“背景调查授权书”,这样做的目的是保证对被调查的尊重,同时也可以作为说服被咨询对象接受询问的有力的授权证明。


提供完授权书以后,可以要求被调查人提供一些可以作为他证明人的联系方式。在《应聘人员登记表》中设计一栏“背景调查”,让应聘者提供最近工作的单位,并提供证明人及联系电话。《应聘人员登记表》需要应聘者签字,并声明所填的信息都是真实的。这样做相当于已经告诉应聘者我们后续可能会做这样一个工作,那么应聘者将谨慎、负责的对表格所填的信息。而应聘者也能理解企业谨慎录用人的行为,而不会导致应聘者反感调查隐私甚至投诉公司这种做法。


要点二:不对应聘人未离职的单位进行调查


如果向候选人正在受雇用的公司了解情况,会给应聘者的工作带来不便。因此,在做背景调查时,不宜贸然对正在受雇的公司进行背景调查,可以通过其他方式了解相关信息,而不要带来对应聘者的不便。


要点三:在面试过程确定背景调查的重点


应聘者的很多信息可以通过面试对应聘者进一步收集,通过判断,对于面试中应聘者提供中有疑点的在背景调查时需进行核实。如工作时间、在工作中承担的角色、工作的真实业绩等,这些方面的疑点需要在面试时就进行记录,作为为背景调查的重点。


在进行工作经历背景调查时,一般重点对最近两份工作的经历进行了解与核实。如果最近两次经历时间都不长,而且受雇的公司比较多,可以重点调查5年内的工作经历,因为最近的工作经历能更好的反应目前的能力状态。同时,对于经常换工作的应聘者,需要更多了解应聘者离职原因。


要点四:背景调查一定要彻底全面


背景调查一定要做彻底,不能草草了事。首先要有调查计划,确定调查内容及调查方式,然后再通过正式渠道展开调查。总之,调查一定要系统全面。背景调查对象不要太多,一般只对重要职位进行背景调查。限定要调查问题的范围,主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查,而无关的特别是涉及到个人隐私的问题,要坚决避免。应该优先选取求职者的前上司或同事进行调查,由于这些人跟求职者有最多的工作接触,对求职者的品行、能力、工作态度有更深刻的了解。


要点五:最迟在决定聘用之前做背景调查


从背景调查的内容上看,做一个人的背景调查工作量也不小。因此背景调查最好安排在终试结束后,并在入职前进行。此时大部分不合格人选已经被淘汰,对淘汰人员自然没有进行调查的意义,这样量就小很多了。在这里强调一定要在发出入职通知前进行,如果候选人已经上岗,后因调查发现不合适,让应聘者在试用期离职,这样作不仅伤害了应聘者的利益,也加大了公司的招聘成本。


要点六:电话调查时把握重点,礼貌有效提问


调查人员做背景调查时应简单的自我介绍,要礼貌、语言得体。充分考虑背景调查信息提供者的时间,把握重点,对于对方时间紧急的,提问也不必面面俱到。


要点七:谨慎看待推荐信的价值


利用推荐信所得出的结果对求职者未来的工作业绩的预测效果是很差的,原因是大多数推荐或证明材料对求职者所提供的证明材料是积极的,因而很难利用它们对求职者进行区分。


要点八:谨慎调查求职者的“犯罪记录”


因为“犯罪记录”只能由公安部门掌握,是内控有犯罪前科人员的重要资料。“犯罪记录”也属于个人隐私,公安部门负责为当事人保密,一般不能随便公开。只有军事行政机关出于职业和保密工作的需要,其实一般的公司在正常情况下不需要也不允许做这种调查。


要点九:慎用调查结果


通过背景调查可以得到关于求职者的各种情况,这些情况既有客观情况,也会有诸如关于被调查者的性格等主观性较强的内容。由于有些调查结果的主观程度较强,在决定是否录用时,要慎用这些调查结果,要尽可能使用实事来进行决策。尤其在应聘者与原工作单位存在纷争,或与调查者交流时,对方都可能出于报复提供不利于应聘者的信息。这时,企业需要给应聘者解释的机会,并通过其他途径甄别信息的真伪。背景调查并不是万能的,错误和失真有时难以避免。但如果将背景调查同其他甄别手段相结合,就会大大提高选择的正确度。


总而言之,背景调查是一项非常专业的工作。在做背景调查的过程中,企业人力资源人员要树立起职业形象,打造公司雇主品牌。同时,做足准备,灵活调查,让背景调查成为企业招聘的“过滤器”,去粗取精,去伪存真,为企业招聘到真正优秀的人才。



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